Bisher war die Zustellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen auf Papier üblich. Mit e-Gehalt wird es möglich, die für den Seriendruck vorbereiteten PDF Dokumente so zu verarbeiten, dass die Gehaltsnachweise direkt in den digitalen Postfächern der Mitarbeiter landen. Und das, ohne Anpassungen an Ihrem HCR System (z.B. SAP, Loga, Paisy, etc.) vornehmen zu müssen.
Die HR-Mitarbeiter erhalten dazu einen e-Gehalt Login mit Zugriff auf Benutzerverwaltung, Dokumentenverwaltung und entsprechende Reports. In der Dokumentenverwaltung können die durch das von Ihnen eingesetzte HCR-System generierten Dokumente zur weiteren Verarbeitung hochgeladen werden.
Während des Imports wird das vom HCR-System bereitgestellte PDF von unserem Import-Tool so zerteilt, dass die einzelnen Dokumente Ihren Mitarbeitern automatisch zugeordnet werden. Unser System scannt die Dokumente und unser e-Gehalt Algorithmus ordnet die Lohnabrechnungen jedem Mitarbeiter automatisiert zu. Über entsprechende Reports können Sie dann die erfolgreiche Verarbeitung der Dokumente und deren Zuordnung verfolgen.
Ihre Mitarbeiter haben einen persönlichen Login, um jederzeit und ortsunabhängig auf Lohn- und Gehaltsdokumente zuzugreifen. Dabei wird e-Gehalt allen rechtlichen Anforderungen zur digitalen Zustellung solcher Dokumente gerecht und setzt Maßstäbe in Sachen Zugriffssicherheit.
Neben Verdienstabrechnungen können auch andere HR Dokumente, wie Zeitnachweise oder Meldebescheinigungen importiert werden. Hierfür gibt es neben der Stapelverarbeitung auch die Möglichkeit, Mitarbeitern einzelne Dokumente manuell zuzustellen. Dazu wird der Nutzer über die Nutzerverwaltung gesucht und per Upload kann ein Dokument für diesen Nutzer direkt hochgeladen werden. Hat der Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse hinterlegt, kann er automatisch über neu eingegangene Dokumente informiert werden.
Logt sich einer Ihrer Mitarbeiter nun mit seinen Zugangsdaten im System ein, sieht er seine Dokumente und kann seine Gehaltsnachweise oder andere HR-Dokumente downloaden oder drucken. Zudem hat der Benutzer die Möglichkeit, alle im System hinterlegten DSGVO relevanten Informationen und Dokumente mit einem Klick herunterzuladen.
