Schreibtischferne Arbeitsplätze – von der Fertigungs-linie über den Außendienst bis zum Supermarkt – haben eines gemeinsam: Mitarbeiter besitzen selten ein Firmen-E-Mail-Postfach oder einen festen PC-Zugang. Für HR-Teams stellt sich deshalb die Frage, ob sich teure Arbeitsplatz-lizenzen in umfangreichen HR-Suites wie SAP SuccessFactors, DATEV Unternehmen Online oder Workday überhaupt lohnen, wenn es am Ende nur um die Zustellung von Dokumenten geht.
Lizenzkosten vs. Nutzen
Große HR-Plattformen rechnen häufig pro User & Monat ab. Wer 800 Produktions-mitarbeiter hat, zahlt also 800-mal – obwohl diese Mitarbeiter die Self-Service-Portale kaum nutzen: kein PC, keine Firmen-Mail, oft wechselnde Einsatzorte. Für die reine digitale Zustellung von HR-Dokumenten übersteigt der Preis schnell den tatsächlichen Mehrwert.
| Merkmal | Klassische HR-Suite | e-Gehalt |
|---|---|---|
| Kostenmodell | Arbeitsplatz-lizenz | Pay-per-Use |
| Mindestfunktionen | Voller Self-Service-Funktionsumfang (Urlaubsantrag, Stammdaten u. v. m.) | Digitaler Versand von Lohnzetteln, Bescheinigungen & Zeitnachweisen |
| Hardware-Voraussetzung | Browser, Firmen-Mail, ggf. VPN | Smartphone oder Shared-Tablet + SMS/E-Mail-TAN |
| Einrichtung | Mehrwöchiges IT-Projekt | 1-Tages-Onboarding |
Fazit: Für rein digitale Gehalts-abrechnung sind umfangreiche Lizenzen häufig überdimensioniert und zu teuer.
e-Gehalt: der fokussierte Zustell-Dienst
e-Gehalt verfolgt ein einziges Ziel: HR-Dokumente – insbesondere digitale Lohnzettel – sicher, kostengünstig und DSGVO-konform an Mitarbeiter auszuliefern. Keine Urlaubsworkflows, kein Performance-Management, keine überladenen Dashboards – stattdessen:
- Datei-Import aus jeder Payroll-Software (SAP, DATEV, Loga, SAGE u. a.).
- Automatischer digitaler Versand von Lohnzetteln und Push-Benachrichtigung per E-Mail (optional)
- Zero-Admin-Aufwand: Rollen-verwaltung und Passwortrücksetzung laufen Self-Service-basiert über Privat-Mailadresse.
Damit entfällt der Kostenblock vollwertiger HR-Portale, während Sie dennoch eine professionelle digitale Gehalts-abrechnung bereitstellen.
Typische Einsatzszenarien
| Branche | Pain-Point | Mehrwert mit e-Gehalt |
|---|---|---|
| Fertigung & Logistik | Keine individuellen E-Mail-Konten, Schichtarbeit | Digitaler Versand von Lohnzetteln aufs Privathandy spart Verteilarbeit & Druckkosten |
| Bau & Handwerk | Baustelleneinsatz, wechselnde Teams | Offline-Caching in der App; Abrechnungen stets griffbereit |
| Einzelhandel | Hohe Teilzeit-/ Mini-Job-Quote | Keine teuren Lizenzen für Mitarbeitende, die selten auf Portale zugreifen |
Kostenstruktur: Pay-per-Document
Statt einer festen Arbeitsplatz-lizenz zahlen Sie bei e-Gehalt nur, wenn ein HR-Dokument tatsächlich einem Mitarbeiter zugestellt wird – schon ab wenigen Cent pro Abrechnung. Das skaliert optimal mit schwankenden Belegschaften, Saisonkräften oder Werk-studenten und trifft genau das Budget von Unternehmen mit hohem Non-Desk-Anteil.
Sicherheit & Compliance
- End-to-End-Verschlüsselung (AES-256)
- Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Serverstandort Deutschland – ISO 27001 zertifiziert
Damit erfüllt e-Gehalt alle wesentlichen funktionalen Anforderungen wie die "großen" Suites, verzichtet aber auf kostspielige Extras.
Quick-Start in drei Schritten
- Mandant anlegen – dauert ca. 30 Minuten.
- Schnittstelle definieren – REST-API oder manueller Upload.
- Rollout kommunizieren
Innerhalb eines Tages versenden Sie Ihre erste digitale Gehalts-abrechnung – ganz ohne Arbeitsplatz-lizenzen.
Fazit
Wenn Ihre Mitarbeiter keinen festen Schreibtisch haben, brauchen Sie keine vollumfängliche HR-Suite, um digitale Gehalts-abrechnungen bereitzustellen. e-Gehalt fokussiert sich strikt auf den digitalen Versand von Lohnzetteln und spart so bis zu 90 % Lizenz- und Betriebskosten. Für Non-Desk-Workforces ist das die smarte, extrem kostengünstige und zugleich rechts-sichere Alternative.
