Die digitale Zustellung von Gehaltsnachweisen und anderen HR Dokumenten birgt jede Menge Vorteile. Um Payslips mit e-Gehalt digital zustellen zu können, benötigt jeder Mitarbeiter eines Unternehmens einen persönlichen Zugang zur e-Gehalt App. Wie die Nutzerverwaltung und der Datenaustausch zwischen HCR Systemen und e-Gehalt funktionieren kann, schauen wir uns in diesem kurzen Beitrag an.
Die gängigen HR-/HCM- Systemen von SAP, Loga oder ADP bieten allesamt die Möglichkeit, CSV-Exporte zu erstellen. In e-Gehalt haben Sie wiederum die Möglichkeit, CSV-Nutzerlisten zu importieren. Der typische Aufbau einer Zeile für den e-Gehalt Benutzerimport besteht aus Anmeldename, Firma, Personalnummer, Nachname, Vorname, E-Mail, Sprache, Deaktivierungsdatum. Dabei handelt es sich nicht bei allen Feldern um Pflichtangaben. Es gibt insbesondere zwei wesentliche Unterschiede beim Benutzer-Onboarding.
- Die Benutzer werden mit Emailadresse angelegt. Das Passwort kann dann beim Bestätigen der E-Mailadresse, mit der systemseitig generierten Willkommens-E-Mail, selbst von den Nutzern gewählt werden.
- Die Benutzer werden ohne E-Mailadresse angelegt. Die initialen Passwörter für den Benutzerlogin können dann über die “Benutzerverwaltung” vom Admin eingesehen werden und in der Benutzerverwaltung als CSV heruntergeladen werden.
Über das Admin Interface haben Sie nach dem Import die Möglichkeit, die Nutzerdaten einzusehen und zu verwalten. Hier haben Sie mit einer speziellen Maske auch die Option, neue Nutzer anzulegen, E-Mail-Adressen und Passwörter zu ändern oder Benutzer zu deaktivieren. Sie können einsehen, welche Nutzer wie viele Dokumente hinterlegt haben und ob diese Dokumente von den Nutzern geöffnet wurden.
Über einen gesonderten Prozess können Sie die Nutzer-Deaktivierung auch mittels CSV-Import anstoßen oder planen. Dies macht dann Sinn, wenn Sie eine ganze Reihe von Nutzern zu einem bekannten Termin ausscheidet und Sie den Zugriff auf die Dokumente nicht mehr gewähren möchten.
Alle Prozesse die mit CSV Import zu tun haben, sind übersichtlich und selbsterklärend gestaltet. Über einen Testimport können die CSV-Dateien und ihre Inhalte auf Plausibilität und Vollständigkeit getestet werden. So wird die Nutzerverwaltung mit e-Gehalt einfach und übersichtlich.
