La entrega digital de recibos de sueldo y otros documentos de RRHH ofrece muchas ventajas. Para entregar digitalmente los recibos de sueldo con e-Gehalt, cada empleado de una empresa necesita un acceso personal a la aplicación e-Gehalt. En este breve artículo, veremos cómo puede funcionar la administración de usuarios y el intercambio de datos entre los sistemas HCR y e-Gehalt.
Los sistemas comunes de RRHH/HCM de SAP, Loga o ADP ofrecen la posibilidad de crear exportaciones en CSV. En e-Gehalt, a su vez, se tiene la opción de importar listas de usuarios en CSV. La estructura típica de una línea para la importación de usuarios en e-Gehalt consiste en: nombre de usuario, empresa, número de empleado, apellido, nombre, correo electrónico, idioma, fecha de desactivación. No todos los campos son obligatorios. En particular, existen dos diferencias principales en la incorporación de usuarios.
- Los usuarios se crean con una dirección de correo electrónico. La contraseña puede ser elegida por los propios usuarios al confirmar la dirección de correo con el email de bienvenida generado por el sistema.
- Los usuarios se crean sin una dirección de correo electrónico. Las contraseñas iniciales para el acceso de los usuarios pueden ser visualizadas por el administrador a través de la “Administración de usuarios” y descargadas en formato CSV desde dicha administración.
Después de la importación, se pueden ver y gestionar los datos de los usuarios a través de la Interfaz de Administración. Aquí también se tiene la opción de crear nuevos usuarios, cambiar direcciones de correo electrónico y contraseñas o desactivar usuarios mediante una máscara especial. Es posible ver qué usuarios han almacenado cuántos documentos y si estos han sido abiertos.
También se puede activar o programar la desactivación de usuarios mediante un proceso separado utilizando la importación CSV. Esto tiene sentido si se desea desactivar un grupo completo de usuarios en una fecha determinada y dejar de otorgarles acceso a los documentos.
Todos los procesos relacionados con la importación CSV están claramente establecidos y son autoexplicativos. Los archivos CSV y su contenido se pueden comprobar para verificar su plausibilidad y completitud mediante una importación de prueba. Esto hace que la administración de usuarios con e-Gehalt sea simple y clara.
