Auf dem Markt für Papier ist die Versorgungssituation aktuell angespannt. Die Preise steigen und es kommt zu Lieferengpässen. So wurde die Knappheit bei Papier sogar als Hinderungsgrund für die Umsetzung der allgemeinen Impfpflicht in Deutschland ins Feld geführt. Der Verband der gesetzlichen Krankenkassen (GKV) äußerte die Bedenken, dass wegen des aktuellen Mangels, das Papier für die 120 Millionen Schreiben an die Mitglieder fehlen würde.
Aktuell werden bei konservativer Schätzung jeden Monat ca. 30 Millionen Blätter Papier unnötig für die Zustellung von Gehaltsabrechnungen verwendet. Dabei gibt es hier bereits digitale Alternativen. Die Software e-Gehalt beispielsweise, ermöglicht es großen Unternehmen, unabhängig vom eingesetzten HCM System (SAP, LOGA, ADP etc.), den postalischen Versand von Gehaltsabrechnungen und anderen HR Dokumenten zu digitalisieren. Laut § 126b des BGB kann ein Papierdokument durch ein digitales Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz ersetzt werden. Damit kann die papierbasierte Entgeltabrechnung durch ein elektronisch zugestelltes Dokument ersetzt werden.
Bei e-Gehalt erhalten die Mitarbeiter der angeschlossenen Unternehmen Zugang zu einer Web-App, die im Bedarfsfall sogar ohne E-Mail-Adressen der Mitarbeiter funktioniert. So können die Angestellten jederzeit digital auf ihre HR Dokumente zugreifen. Dies ist nur ein Beispiel, wie Papier im Unternehmenseinsatz überflüssig gemacht werden kann. Aber gerade dieser Ansatz bietet ein erhebliches Einsparpotenzial in Bezug auf die monatlich anfallende Papiermenge in Deutschland.
